Tietotyöläisiä, trukkikuskeja ja intranetsuunnittelua

Viime viikolla pidettiin Suomen suurin intranet-tapahtuma #intranetwork. Pidin itse siellä esityksen otsikolla: Näin suunnittelet toimivan sosiaalisen intranetin sekä tietotyöläiselle että trukkikuskille. Esitys sai mukavasti huomiota ja erityisesti kuvituksena käyttämieni Lego-hahmojen huomioiminen lämmitti mieltä.

Perinteiseen verrattuna Sosiaalista intranettiä suunnitellessa mietitään enemmän uusia toimintatapoja kuin valmista lopputuotetta. Sosiaalista intranettiä suunnitellessa on tärkeää mahdollistaa keskustelu ja tuoda organisaation kulttuuria esiin. Sosiaalista intranettiä tehdessä lopputuotteena on ”raamit”, jotka käyttäjät sitten täyttävät omalla sisällöllään vasta julkaisun jälkeen.

Sosiaalisen intranetillä on kolme ulottuvuutta: tietotyö, vuorovaikutus ja kulttuuri. Tietotyöllä tarkoitan erilaista sisällöntuotantoa, ohjeiden ja materiaalien tuottamista. Vuorovaikutusta intranetissä on perinteisen kommentoinnin lisäksi myös materiaalin hyödyntäminen omassa työssä, osaamisen jakaminen, työn organisointiin liittyvä viestintä sekä ongelmien ratkaiseminen intranetin avulla. Kulttuuriin sen sijaan sisältyy organisaation arvot, yhteisöllisyys ja erilaiset verkostot, mitkä tulisi näkyä intranetissä. Yleensä kun intranettejä suunnitellaan, tietotyön osuus korostuu ja tällöin painotetaan toimistotyöntekijöiden tarpeita. Toimistotyöntekijät vastaavat yleensä sisällöntuotannosta. Toimistotyöntekijöiden lisäksi organisaatioissa on usein muitakin käyttäjäryhmiä, joiden työ tapahtuu pääasiallisesti ihan muualla kuin tietokoneen ääressä. Tällaisia käyttäjiä kutsun kenttätyöntekijöiksi ja heihin kuuluu hyvin erilaisia ammatteja; on huoltomiehiä, varastomiehiä, lääkäreitä, hoitajia, lentäjiä, autonkuljettajia, rakennusmiehiä ja niitä trukkikuskeja. Kaikille näille on yhteistä se, että työ tapahtuu pääasiassa jossain muualla kuin toimistossa koneen äärellä.

Jotta kenttätyöntekijöiden erilaiset tarpeet tulisi paremmin otettua huomioon, pitää suunnittelussa heidät huomioida erityisenä kohderyhmänä. Intranetin käytössä heidän kohdalla korostuu vuorovaikutus ja kulttuuri – tietotyön sijaan.

kenttätyontekijätCC by VGB.Studios

Erityisiä huomioonotettavia asioita on lisäksi ainakin kolme:

Saavutettavuus.

Millä tavalla intranettiä on mahdollista käyttää? Onko Intranet käytettävissä millä laitteella tahansa, millä yhteydellä tahansa? On ennen kaikkea poliittinen päätös, sallitaanko pääsy organisaaation sisäverkon ulkopuolelta ja käyttäjien omilla laitteilla, jolloin he voivat itse päättää miten ja missä intraa käyttävät. Mitä vaikeammaksi intranetin käyttäminen tehdään, sitä vaikeampi on saada haastavampia käyttäjäryhmiä käyttämään intranettiä aktiivisesti.

Osaaminen.

Koska kenttätyöntekijät eivät käytä jokapäiväisessä työssään tietokonetta ja tietojärjestelmiä, heidän taidot käyttää niitä voivat olla hyvin erilaisia. Osa saattaa käyttää vapaa-ajallaan paljonkin, osa ei lainkaan. Lisäksi taidot voivat olla laitekohtaisia, eli vaikka käyttäjät eivät osaisi käyttää tietokonetta, voivat he olla silti sujuvia mobiilikäyttäjiä.

Käyttöympäristö.

Mahdollisuudet käyttää intranettiä työn ohessa voivat olla varsin rajallisia ja silloinkin ympäristö voi olla monella eri tavalla haasteellinen: se voi olla meluisa, sään armoilla oleva tai muuta tarkkaavaisuutta vaativa.

Sosiaalista intranettiä tehdessä ei suunnitella valmista lopputulosta vaan erilaisia uusia toimintatapoja ja pyritään mahdollistamaan erilaiset vuorovaikutusmuodot käyttäjien välillä. Erilaiset kohderyhmät tulee ottaa huomioon, koska niiden tarpeet ovat hyvin vaihtelevia. Usein introja suunnitellaan vain toimistoväen näkökulmasta. Oikein tehtynä ja suunniteltuna sosiaalinen intranet mahdollistaa koko henkilökunnan laajuisen yhteisön syntymisen.

Koko esitys on nähtävillä videona seminaarin materiaalisivulla. Ohessa vielä esitykseni slidesharesta.

Kirjoittaja: Juha Pihlaja
Juha työskentelee Ambientialla konseptisuunnittelijana. Juhaan voit ottaa yhteyttä vaikka Linkedinissä (https://www.linkedin.com/in/juhapihlaja) tai sähköpostitse juha.pihlaja(a)ambientia.fi.
Jaa tämä kirjoitus:

Kommentoi