”Sosiaalinen intranet ei ole ilmoitustaulu, vaan sähköinen työpaikka”

Intranet on perinteisesti ollut yrityksen keskeisin sisäinen tiedotuskanava. Tiedottaminen ja tietotyö on kuitenkin muuttunut, joten intranetinkin täytyy kehittyä. Yhteisöllisyys ja vuorovaikutus ovat nousseet viestinnän tehokeinoiksi, joita myös intranetin tulee mahdollistaa. Sosiaalinen intranet on vastaus tähän tarpeeseen, ja tällä sivustolla voit oppia miten.

Intranet on sosiaalinen, jos se perustuu yhteisölliseen viestintään ja tukee työntekijöiden välistä kollaboraatiota seuraavilla keinoilla:

  1. Laajojen käyttöoikeuksien ansiosta suurimmalla osalla työntekijöistä on mahdollisuus osallistua keskusteluun ja sisällöntuotantoon
  2. Intranetissä hyödynnetään laajalti yhteisöllisiä ominaisuuksia ja toimintoja, joita ovat esimerkiksi kommentointi, blogit, sosiaaliset verkostot, mikroblogit, wikit, tagit, kirjanmerkit ja erilaiset feedit
  3. Yhteisöllisiä toimintoja on käytössä laajalti eri puolilla intranetiä, ja käyttäjien sisällöntuotannosta ja kollaboraatiosta tehtyjä nostoja on esillä jo intranetin etusivulla

Lähde: Social Intranet report 2012, Prescient DigitalMedia

Keskitetystä hajautettuun tiedonhallintaan

Keskeisimpänä organisaation sisäisenä tiedotuskanavana intranetin on pystyttävä tarjoamaan käyttäjilleen ajankohtaista ja hyödyllistä tietoa. Nykypäivänä tieto muuttuu nopeasti ja sitä tarvitaan usein välittömästi, jolloin keskitetty viestintä ei enää pysty vastaamaan käyttäjien vaatimuksiin. Uusin tai hyödyllisin tieto löytyy usein toisilta käyttäjiltä, samoin kuin parhaat tulokset usein syntyvät yhteistyössä ja vuorovaikutuksessa toisten kanssa.

Sosiaalisessa intranetissä keskiössä ovat ihmiset ja heidän vuorovaikutuksestaan ja kollaboraatiostaan syntyvä sisältö, joka auttaa organisaatiota parantamaan sisäistä viestintäänsä, mutta myös ketteryyttään, yhteisöllisyyttään ja oppimiskykyään. Organisaatio tai intranet ei enää rakennu toisistaan erillään olevista työntekijä- tai loppukäyttäjäkunnasta ja tiedon jakamisesta vastaavista tahoista, vaan erilaisissa rooleissa ja verkostoissa toimivista yksilöistä, jotka luovat, välittävät ja käyttävät tarvitsemaansa tietoa.

 

Työkalu osana laajempaa muutosta

Vapaa-ajallaan ihmiset ovat jo tottuneet hajautettuun tiedottamiseen ja yhteisölliseen tapaan luoda, jakaa ja käyttää sisältöä. Näitä toimintamalleja halutaan hyödyntää myös työssä, mutta usein organisaation työkalut, prosessit ja käytännöt eivät mahdollista sitä. Sosiaalisessa intranetissä on usein kyse juuri yhteisöllisen työskentelytavan tuomisesta organisaation sähköisiin kanaviin kokonaisvaltaisena kehityshankkeena, jonka näkyvimpänä osana on intranet, mutta jossa on kyse paljon muustakin.

sosiaalinen_intra_kuva2_320.png : 21 kB

Keskeistä sosiaalisen intranetin toteutuksessa on työkalun ja sen edustamien uudenlaisten toimintatapojen sitominen saumattomasti osaksi työntekijöiden varsinaista työtä ja organisaation liiketoimintaprosesseja. Tavoitehan ei ole luoda taas uutta siiloa, jossa vuorovaikutus ja kollaboraatio tapahtuu, vaan ennemminkin mahdollistaa fyysisesti samassa paikassa työskentelyssä mahdollinen vuorovaikutteisuus ja kollaboraatio myös niissä yrityksen sähköisissä kanavissa, joissa työtäkin nykyään pitkälti tehdään tai ainakin siihen olennaisesti liittyvää tietoa jaetaan. Tämä on yksi keskeinen keino edesauttaa tehokkaampaa yhdessä työskentelyä tilanteissa, joissa ihmiset yhä enemmän työskentelevät etänä tai osana ympäri maailmaa sijaitsevia tiimejä.

 

Tiedotuskanavasta yhteisön kohtaamispaikaksi

Sosiaalinen intranet rakentuu käyttäjien, tiimien ja osastojen omiin, keskinäisiin ja yhteisiin tarkoituksiin tuottamista sisällöistä. Tästä toiminnasta kertovat uutisvirrat ja nostot muodostavat keskeisen osan intranetin etusivua sekä mahdollistavat uusimman tiedon seuraamisen ja jakamisen kaikille käyttäjille. Tällaisen intranetin hallinnoiminen perustuu esimerkiksi käyttäjien aktivointiin, parhaiden työskentelytapojen ja käytäntöjen jakamiseen, käyttöoikeuksien hallintaan ja läpinäkyvyyden, vuorovaikutuksen sekä kollaboraation edistämiseen. Myös keskitetty viestintä ja tiedottaminen on sosiaalisessa intranetissä paitsi mahdollista, myös erittäin yksinkertaista, sillä sisällöntuotannon työkalut on lähtökohtaisesti suunniteltu kaikentasoisille käyttäjille.